Sistema de emissão de nota fiscal: o que é e como funciona

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Sistema de emissão de nota fiscal: o que é e como funciona

Um sistema de emissão de nota fiscal é uma ferramenta indispensável para qualquer empresa que deseja otimizar seus processos, reduzir custos e garantir a conformidade com a legislação.

O sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos do mundo, por isso é muito importante para o empresário ter uma boa equipe de contabilidade e um software de emissão de nota fiscal confiável.

E por que este deve ser um ponto de atenção?

Apenas em 2020 foram mais de R$ 17 trilhões emitidos em notas fiscais eletrônicas, segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT).

Face a um número tão alto, já imaginou se o sistema que você utiliza demonstrasse complexidade para ser preenchido? Ou não oferecesse procedimentos seguros?

Um cenário pior seria: imagine se você, ao tentar preencher sua nota fiscal, encontrasse um sistema que trava e demora a responder, te fazendo perder tempo e dinheiro?

É por isso que você deve escolher um sistema robusto e confiável. Vamos ver agora o que é um bom sistema de emissão de nota fiscal e como ele funciona.

O que é um sistema de emissão de nota fiscal?

Um sistema de emissão de nota fiscal é um software projetado para automatizar e simplificar o processo de criação e envio de documentos fiscais, como notas fiscais eletrônicas (NF-e).

Essa ferramenta é essencial para qualquer empresa que realiza vendas de produtos ou serviços, pois garante a conformidade com a legislação tributária e facilita a gestão financeira.

Um bom sistema de emissão de nota fiscal deve ter como funcionalidade:

Criação de notas fiscais do tipo NF-e, NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), cupons fiscais eletrônicos, entre outras, de maneira simples e intuitiva para o empresário.

Cadastro de produtos e serviços comercializados pela empresa, com informações como código, descrição, preço e tributação.

Gestão financeira demonstrando movimentações financeiras, controle de contas, fluxo de caixa e relatórios gerenciais.

Geração de relatórios como resumo de vendas, controle de estoque, emissão de notas fiscais por período, facilitando a análise do desempenho do negócio.

Integração com outros sistemas como ERP, e-commerce e contabilidade, garantindo a sincronização das informações.

Armazenamento eletrônico das notas fiscais emitidas, facilitando o acesso e a consulta.

Assinatura eletrônica para garantir a autenticidade e validade do documento.

Envio para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) automaticamente, garantindo a conformidade com a legislação.

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Qual a importância de utilizar um sistema de emissão de nota fiscal?

Podemos dizer que a grande importância de um sistema de emissão de nota fiscal para pequenas e médias empresas é a conformidade fiscal que ela gera. Sabe o porquê?

Segundo o Tribunal de Contas da União (TCU), o sistema tributário brasileiro é mundialmente conhecido por ser um dos mais complexos, confusos e de difícil interpretação do mundo. Desde a promulgação da Constituição Federal de 1988, foram editadas, em média, 37 normas tributárias por dia. Como consequência, as empresas gastam cerca de R$181 bilhões por ano para manter pessoal, sistemas e equipamentos no acompanhamento das modificações da legislação.

Em meio a um sistema tributário tão complexo, ter uma ferramenta que facilita e otimiza esta etapa é fundamental.

Quais os principais benefícios de um sistema de emissão de notas para um negócio?

Um sistema de emissão de notas fiscais automatizado traz inúmeros benefícios para as empresas. A primeira vantagem é a agilidade no processo, pois a emissão de notas é automatizada, reduzindo o tempo gasto com tarefas manuais, o que confere aos colaboradores mais tempo para outras atividades. Além disso, a precisão de cálculos aumenta bastante, minimizando o risco de erros que podem gerar problemas fiscais e financeiros.

A conformidade com a legislação tributária é outro ponto relevante. Ao utilizar um sistema automatizado, a empresa garante que todas as notas fiscais sejam emitidas de acordo com as normas vigentes, evitando multas e penalidades. A organização das informações também é facilitada, pois todas as notas ficam centralizadas em um único sistema, facilitando a consulta e a geração de relatórios.

Outro benefício importante é a redução de custos. Ao eliminar a necessidade de imprimir e armazenar documentos físicos, a empresa economiza o espaço físico. Além disso, a facilidade de gestão proporcionada por esses sistemas permite que os gestores acompanhem de perto as informações fiscais da empresa, tomando decisões mais estratégicas e eficientes.

Como escolher o melhor sistema para emissão de notas fiscais

A escolha de um sistema para emissão de notas fiscais é importante para qualquer negócio, pois impacta diretamente na eficiência e organização das operações.

Para fazer a escolha certa, é fundamental considerar diversos fatores, desde as necessidades específicas da sua empresa até as funcionalidades oferecidas pelos diferentes sistemas disponíveis no mercado.

Alguns pontos são levados em conta quando falamos do melhor sistema para emissão de notas: a necessidade do seu negócio, a facilidade de uso, a disponibilidade online e o suporte humanizado.

1. Necessidades do seu negócio

Quando falamos das necessidades do seu negócio, o primeiro passo é avaliar as particularidades da sua empresa. O porte do negócio, o volume de notas emitidas, os tipos de notas necessárias e a necessidade de integração com outros sistemas são fatores que influenciam diretamente na escolha do sistema ideal.

2. Facilidade de uso

De que adianta optar por um sistema que você não consegue utilizar? Que apresenta um painel pouco intuitivo e que te traz mais dúvidas do que facilidades? O sistema escolhido deve ser intuitivo, fácil de entender, além de oferecer todas as funcionalidades necessárias para o seu negócio.

A interface deve ser amigável ao usuário, para que ele consiga emitir diferentes tipos de notas fiscais, fazer o cadastro completo de produtos e serviços ou gerar relatórios personalizados, de preferência sem precisar acionar o suporte.

3. Disponibilidade online

Nós sabemos que as conexões de internet não estão isentas de falhas. Dependendo da época do ano, é comum ficar sem conexão durante alguns dias do mês, devido a fenômenos naturais ou mesmo à manutenção do sistema.

Por isso, fica inviável contratar um serviço que passe por manutenções constantemente. Dê preferência a sistemas de empresas que funcionam mesmo em ambientes offline, ou sem internet.

4. Suporte humanizado

Um ponto muito importante, pois se o usuário não possui tanta familiaridade com a tecnologia, como ele poderá acessar o que precisa dentro do sistema?

Por isso você deve escolher uma empresa que ofereça suporte além do horário comercial e em mais de um formato. Por exemplo, escolha uma empresa que possa te atender por WhatsApp ou por telefone.

Se o suporte ocorrer via acesso remoto pode ser outra excelente opção, pois facilita bastante o seu trabalho. Isso costuma conferir uma boa reputação ao fornecedor, por isso é um ponto que vale a sua atenção.

Segmentos que se beneficiam com o sistema de emissão de nota fiscal

É possível dizer que, em grande parte, os segmentos que se beneficiam de um sistema de emissão de nota fiscal são aqueles que atendem diretamente ao público. Vejamos alguns exemplos:

● Lojas de celulares

● Casas de ração

● Lojas de roupas

● Empresas de prestação de serviços

Nestes tipos de negócio, o sistema de emissão de notas atua diretamente na conformidade legal, ajudando o empresário a evitar multas e aumentar a eficiência de gestão e na melhora das tomadas de decisões estratégicas.

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